بنیاد دانشنامه هزاره از همان آغاز شکل‌گیری در نظر داشته است تا پروژه تدوین دانشنامه با مشارکت جمعی و سهم‌گیری اقشار مختلف جامعه در عرصه‌های مختلف فعالیت آن به پیش برود. از همین رو و به منظور تأمین سلامت و شفافیت مالی فعالیت‌های این نهاد و استفاده از حداکثر توان‌مندی و ظرفیت جامعه، ایجاد «هیأت امنا» جزو برنامه‌های اولیه بنیاد بوده است. با این وصف، در مقاطع مختلف، به دلیل تمرکز اصلی روی فعالیت‌های مربوط به تدوین دانشنامه مانند جمع‌آوری منابع، استخراج مدخل‌ها، جذب مؤلفان و نظایر آن، این مهم به تأخیر افتاد. سرانجام در طول تابستان ۱۳۹۸/ ۲۰۱۹ در جریان تبادل نظر با بسیاری از حامیان بنیاد دانشنامه مقدمات ایجاد «هیأت امنا» فراهم شد.
اعضای هیأت امنای دانشنامه از میان افرادی دارای شهرت نیک و فعال در زمینه‌های اجتماعی، مدنی، علمی و اقتصادی تشکیل می‌شود. شماری از حامیان اولیه طرح تدوین دانشنامه و هم‌چنین دوستانی که در دوره پس از انتشار ویرایش نخست جلد اول در جریان فعالیت‌های بنیاد دانشنامه قرار داشتند، برای عضویت در هیأت امنای بنیاد اظهار آمادگی کردند. تلاش بنیاد این بوده که اعضای هیأت امنا از تنوع و کلیت بخش‌های مختلف جامعه هزاره در داخل و خارج از افغانستان، اعم از مناطق و مذاهب مختلف، نمایندگی کند.
هسته اول هیأت امنا سرانجام در خزان ۱۳۹۸ ایجاد شد. از همان زمان جلسات متعددی به منظور تنظیم فعالیت آن برگزار و چارچوب اصلی فعالیت و عرصه‌های کاری آن مشخص شده است. وظیفه اصلی هیأت امنا این است که بر فعالیت‌های مالی دانش نامه نظارت داشته و به عنوان نمایندگان جامعه، در تضمین سلامت و دوام این فعالیت علمی مهم تلاش می‌کنند. شماری از اعضای هیأت امنا، در کنار مسئولیت سازمانی یاد شده، به طور داوطلبانه متعهد شدند که برای تأمین مالی پروژه فوق‌العاده بازنگری جلد اول، مساعدت کنند. این نکته هم شایسته توجه است که اعضای هیأت امنا به لحاظ مالی و اقتصادی در دانشنامه ذینفع نیستند تا در رسیدن به هدف تضمین شفافیت مالی ابهامی به وجود نیاید.
گفتنی است که شمار اعضای هیأت امنا در حال حاضر کمتر از ده نفر است و تلاش برای جذب اعضای بیشتر ادامه دارد. اعضای کنونی هیأت امنا عبارتند از: امین مهاجر (فعال اجتماعی در سیدنی، استرالیا)، حسین دانش (فعال اجتماعی و اقتصادی در ملبورن، استرالیا)، عظیم احمدی (فعال اقتصادی در سیدنی، استرالیا)، داکتر اسدالله زیرک (فعال اجتماعی در سویدن)، صبرینا میرزاد (رییس انجمن کاتب در دنمارک)، کریم مرادی (فعال اجتماعی در هالند) و یکی از اعضای هیأت مدیره دانشنامه هزاره به نمایندگی از بنیاد دانشنامه. شمار کامل اعضای هیأت امنا قرار است به ۱۵ نفر برسد.
همان گونه که اشاره شد، اعضای هیأت امنا از لحاظ اقتصادی در دانشنامه ذینفع نیستند. در عین حال مسئولیت اصلی آنان تأمین بودجه دانشنامه نیست، اما شماری از آنان به صورت داوطلبانه در تأمین مالی تدوین دانشنامه سهم گرفته‌اند. نمونه آن مساعدت مالی با هدف تحقق پروژه هفت ماهه ضربتی ویرایش دوم بوده است که در زمان تهیه این گزارش برای چاپ آن آمادگی گرفته می‌شود.
بررسی راه‌های تأمین بودجه و پیشنهادات لازم در این زمینه یکی از وظایف هیأت امنا بوده است. در همین رابطه روی طرحی‌هایی برای ایجاد یک گروه مرتبط با هیأت امنا و هیأت مدیره دانشنامه برای لابیگری از طریق نهادهای بین‌المللی نظیر یونسکو و اتحادیه اروپا و هم‌چنین تلاش برای انجام پروژه‌های تحقیقاتی مشترک درباره افغانستان با برخی مراکز علمی و دانشگاهی بررسی‌هایی صورت گرفته است.
بنیاد دانشنامه درنظر دارد در تمامی مراحل فعالیت خود به صورت شفاف درباره ساختار مدیریتی و علمی بنیاد و هم‌چنین هیأت امنا اطلاع‌رسانی کند و خواستار مشارکت و سهم‌گیری بخش‌های مختلف جامعه و فعالان فرهنگی و اجتماعی در عرصه‌های گوناگون فعالیت‌های مرتبط با دانشنامه شود. بدین وسیله به اطلاع عموم خوانندگان رسانده می‌شود که دروازه دانشنامه در همه بخش‌های به روی دوستان باز است و امیدواری ما این است که با مشارکت جمعی، رسیدن به هدف تدوین و تکمیل «دانشنامه جامع قوم هزاره» تحقق یابد.
